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Jeder Arbeitgeber führt Personalakten und ist verpflichtet, bestimmte Informationen über den Arbeitnehmer aufzubewahren. Also Bewerbungsschreiben, Schul- und Arbeitszeugnisse, Arbeitsvertrag, Krankenkassen- und Sozialversicherungsunterlagen, Lohn- und Gehalts-bescheinigungen, Urkunden, Personalunterlagen und Schriftverkehr mit dem Beschäftigten. Pro Mitarbeiter ca. 100 Seiten Papier. Somit bei 10 Mitarbeitern schon eine Menge an Dokumenten, noch viel mehr bei 100 oder 1.000 Beschäftigten.

In der Praxis entfallen bei der Arbeit mit Papierdokumenten rund 50 - 80 Prozent der Zeit auf die Suche von Unterlagen. Deshalb stellt die Personaler-Branche (HR) um: mit der digitalen Verwaltung der elektronischen Personalakten wird alles viel leichter, effizienter und kostengünstiger, sowohl im Tagesgeschäft mit elektronischen Dokumenten als auch bei der Arbeit mit den gescannten, ursprünglich papierbasierten Bestandsakten.

Und mit der Einführung von Datenklassen der elektronischen Dokumente wird der elektronische Zugriff beschleunigt und geregelt, nämlich die Auffindbarkeit von Dokumenten verbessert. Weiter wird über die Kenntnis der Datenklassen (Kategorien, Dokumentenarten) die Zugriffsmöglichkeit nach Rollen und Rechten ermöglicht. Beispielsweise kann damit die IT durch Kenntnis der Klasse ABMAHNUNGEN regeln, dass nicht ein jeder Zugriff auf diesen Teil der Personalakte hat. Und so weiter ...

Einige Tipps zur Digitalisierung von Personal-Bestandsakten hier... und Informationen zu unserem Scan-Service hier...

Wer aber besorgt das Klassifizieren der Bestandsdokumente mit Datenklassen? Und sollen sämtliche Personaldokumente eine Datenklasse erhalten oder nur die Wichtigsten?

Ja, dieses Einsortieren von Unterlagen in Register oder Verzeichnisse ist mühsam und aufwendig. Es sei denn, der Computer erledigte die Arbeit, was sich bislang aber nur in größeren Projekten rechnete. Denn das Wissen über die gewünschte Unterlagenstrukturierung musste dem Rechner erst einmal in einem „projektspezifischen Training“ beigebracht werden. Und das kostete ... ganz abgesehen davon, dass ein Scan-Dienstleister selten diese Software-Experten für Klassifikation beschäftigt.

Doch ab jetzt kann man Personalakten direkt aus deren Texten vollautomatisch nach Standard-Datenklassen klassifizieren, mehr dazu hier ...
 
 
d-Class ist die Autoklassifizierungstechnologie von DocStream®
   

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